Events, das Risiko und der Stress für die Orga.

Warum wir diesen Artikel schreiben werden wir im Laufe der nun folgenden Zeilen noch genau erläutern und auch eine Entschuldigung mit gleichzeitigem Dank von uns wird es geben.

Immer häufiger finden nicht nur kleine gut organisierte und relativ überschaubare Events statt, die eventuell für Cacher auch noch kostenfrei sind (siehe hier), sondern Megaevents, die dem Trend nach immer größer werden und es nicht mehr weit zum GIGA- Status ist. Deren Kosten können jedoch schnell mal in die Höhe schnellen oder gar explodieren, je größer sie werden und der damit verbundene Druck und der Aufwand für die Orga steigt ebenso rasch an. Ich habe manchmal das Gefühl, dass einige Cacher das übersehen. Denn deren Erwartungshaltung steigt auch stetig.

Wenn ich mir den Aufwand und die Organisation von heutigen MEGA- Events so betrachte, stelle ich fest, dass hier schon gewerbliche Ausmaße erreicht werden. Ob man sich nun ein Stadion wie die Commerzbankarena in Frankfurt, die Rheingoldhalle in Mainz, Messehallen in Kassel, Museen oder die Shedhalle des Funkhauses Berlin mietet, ist hierbei wohl unerheblich. All diese Locations kosten "ein schweine Geld". Aber bieten sie auch einen Mehrwert?

Der einzige Grund für die Wahl solcher teuren Locations ist, dass man die teilnehmenden Cacher ja auch irgendwo unterbringen muss und Dinge wie ausreichende WC, Wetterschutz, Platz für Händler und ausreichende Infrastruktur sowie die Sicherheit gewährleistet sein müssen. Bei Oma im Garten, welcher kostenlos zu haben wäre, können eben schlecht mal 3000 Menschen essen, zusammensitzen und aufs Klo gehen.

Man profitiert von der an solchen Orten sowieso schon vorhandenen Hardware, weil diese Locations dafür ausgelegt sind große Massen an Menschen zu ertragen. (Optimal gelöst wurde unserer Meinung nach dieses "Problem" beim Maije im Saarland. Hier war auch noch ein erkennbarer Mehrwert in Form eines Sees geboten, welcher den Eintritt alleine schon rechtfertigte)
Das alles gib es jedoch nicht für lau und so sind die Veranstalter solcher Events auch einem enormen Kostendruck unterworfen.


Viele gründen deshalb extra einen Verein, um nicht am Ende privat mit dem eigenen Geldbeutel haften zu müssen. Es kann ja genauso gut in die Hose gehen. Man denke nur, die Geocacher Community hat plötzlich keine Lust mehr ein bestimmtes Event zu besuchen, weil ein anderes einen viel cooleren Eindruck macht und beide zur selben Zeit stattfinden. Dann würden weniger Menschen kommen, weniger Eintrittsgelder würden fließen und am Ende habe ich eine Sau teure Lokation gemietet und bleibe auf einem Teil der Kosten sitzen.
Anschließend wird zu allem Übel mein Event womöglich auch noch als Flop verbal von der Community zerrissen. Der Albtraum einer jeden Orga.

Man versucht also, außer Eintritt auch noch etwas Geld mit Fanartikeln in die Kasse zu spülen und verkauft Coins, Pins, Shirts und allerlei andres Zeug. Diese Dinge haben jedoch den Nachteil, dass sie zunächst einmal Geld kosten und demnach die Gewinnspanne sinkt. Auch das Risiko, dass man zu viel bestellt und hinterher zu wenig davon verkauft steigt. Man denke nur daran, dass eine Coin vielleicht nicht jedem gefällt und er deshalb schlicht auf sie verzichtet. Auch die Bestellabwicklung ist eine große Herausforderung und natürlich ist auch diese mit weiteren Kosten verbunden. Mit essen und Getränken bei solchen Events Geld zu verdienen ist noch schlechter. Darum greifen viele Orgas auf vorhandene Caterer zurück oder vergeben diese Aufgabe an hoffentlich professionelle Partner. Dies geht auch oft genug schief, denn lange Schlangen oder unzureichende Mengen sowie den passenden Geschmack nicht getroffen zu haben, gibt auch wieder Minuspunkte in der Community.

Die "sicherste" Haupteinnahmequelle solcher Events ist also der Eintritt. Mit diesem Geld kann die Orga rechnen und aufgrund der WA-Logs ist dieser auch grob abschätzbar. Es können bei erreichen einer gewissen Summe und den zu erwartenden Gästen auch Sondervereinbarungen für Aktionen mit ermäßigten Preisen ausgehandelt werden. Da haben dann auch alle etwas davon.

Was, aber wenn es Cacher gibt, die den Mehrwert einer Halle gar nicht nutzen möchten? Sie legen keinen gesteigerten Wert auf Händler weil sie das was sie brauchen online bestellen. Ein Dach über dem Kopf und Toiletten gibt es doch auch im Eingangsbereich und auf ein "tolles Logbuch" können sie auch verzichten, die Guidelines von Groundspeak sehen schließlich vor, dass man den Besuch trotzdem loggen darf. Die gewünschten Artikel aus dem Shop holen sie sich auch gleich noch ab und dann gehen sie in Ruhe Cachen oder nehmen an den vergünstigten Veranstaltungen teil, die sie vorab gebucht haben und die sowieso außerhalb der Eventlocation stattfinden. Alles auch ohne Eintritt zu zahlen. Ist doch super. Oder?

Nein ist es nicht!

Dieses Verhalten mag zwar rechtlich zulässig sein jedoch ist es moralisch durchaus fragwürdig. Ob eine Abholung von Waren in der Halle kosten darf oder nicht jedoch genauso. Unabhängig welche Seite hier mehr Recht hat oder nicht, sei mal so dahin gestellt. Es ist auf alle Fälle höchst egoistisch und im Bezug auf die gesamte Community zumindest fragwürdig, ob man solch ein Verhalten gut findet oder nicht. Denn die Orga hat es mit solch einem Event wirklich schwer. In den allermeisten Fällen sind die Kosten so hoch, dass eben nicht viel übrig bleibt oder man gerade so für eine schwarze null kämpft. Man sollte sich bei solchen Events mal genau anschauen, was einem geboten wird und was das Gebotene kostet. Wer dies mit gesundem Menschenverstand tut, wird schnell bemerken, welche Orga Geld verdient und welche nicht. Auch wenn man die genaue Kalkulation eines Events nicht kennt, lässt sich abschätzen, dass ein Garten bei Oma nichts, die Commerzbankarena jedoch viel kostet. Ebenso kostet ein Tauziehen für Cacher nichts, ein Museumsbesuch mit vergünstigtem Eintritt jedoch schon. Wenn ich mir jetzt noch die Arbeitszeit, den Aufwand und den Stress ansehe, dem so manche Orga ausgesetzt ist, darf ich mir über einen Stundenlohn wirklich keine Gedanken machen. Das ist nämlich immer für lau. Da ist der "Ruhm" auch nicht hilfreich.

Sicherlich entstehen auf solchen Großveranstaltungen Probleme, die vorher nicht abzusehen sind. Ich bin mir jedoch sicher, dass die allermeisten bemüht sind, eine Lösung zu finden, die angemessen ist.

So auch die Orga aus Kassel, bei welcher ich mich für meine aufdringlichen Fragen so kurz vor dem Event entschuldigen möchte und für dessen schnelle Antworten und Geduld ich mich auf diesem Weg ausdrücklich bedanke!

Auslöser, für die voran gegangenen Zeilen war nämlich ein Problem mit der Warenausgabe in Kassel, welches sich im Vorfeld abzeichnete, jedoch nur wenige betrifft und so nicht zwingend zu erkennen war. Die Orga hat nicht mit Cachern gerechnet, die ein Event besuchen jedoch keinen Eintritt bezahlen möchten, aber die gebotenen Vergünstigungen und Fanartikel gerne mitnehmen. Aus vielen voran genannten Gründen ist dies problematisch und laut einem announcement der Orga Kassel auch nicht gewünscht. Jedoch arbeitet die Orga auch hier an individuellen Lösungen für diese Geocacher. Das bedeutet zwar im Umkehrschluss noch mehr Aufwand und Arbeit für noch weniger Geld aber die Orga aus Kassel wird niemanden Zitat: "Erpressen", wie es wohl auch schon hieß, Eintritt zu zahlen.

Auch das sind Erfahrungen mit Großevents, die man erst mal machen muss...

Happy Caching Die Blümchen

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Kommentare: 12
  • #1

    Hugo (Sonntag, 22 Juli 2018 11:28)

    Hallo Blümchen, liebe Cacher !

    Ich habe jetzt so an die 30 Mega`s und 4 Giga`s teil genommen.
    Ich habe immer von der kostenlose Log Möglichkeit gebrauch gemacht.
    Warum ? Weil man bei jedem Event so ein Bändchen an den Arm bekommt und ich kann das nicht haben so ein Ding an mir hängen zu haben. Aber für die Challenge´s muss ich die Logs haben. Darum muss ich immer kosten los loggen kommen.
    Macht Mega´s ohne Arm Bändchen und ich komme gerne und zahle Eintritt. Ich freue mich schon auf Gespräche mit vielen Cachern. Aber ohne Bändchen am Arm.

    Gruss
    Hugo

  • #2

    Sandra (Sonntag, 22 Juli 2018 16:21)

    Hallo Hugo,

    die Bändchen könnte man auch einstecken und auf Verlangen vorzeigen.
    Bei uns in Kassel gibt es individuelle Lösungen, wenn sie erforderlich sind.
    Vielleicht überlegst du es dir ja nochmal.

    Sascha, danke für den fairen und sachlichen Bericht. ��

  • #3

    Uwe (Sonntag, 22 Juli 2018 23:22)

    Die Megaevents in Großbritannien sind Kostenfrei für die Teilnehmer...

  • #4

    palk (Montag, 23 Juli 2018 01:09)

    Bei diesen Megas in GB (genauer der "UK Mega Event" - Reihe) finanziert eins das jeweils nächste, also wie eine Perlenkette. Die "Umsätze", die das aktuelle bringt, sind die Planungsgrundlage für das nächste. Diese Megas hängen also alle zusammen. Es handelt sich dabei um eine Reihe. Die pauschale Aussage "die Megaevents in GB sind umsonst" für alle Megas auf der Insel ist falsch.

  • #5

    Die Blümchen (Montag, 23 Juli 2018 06:16)

    Ich denke auch nicht, dass der Preis bei Megaevents grundsätzlich ein Problem darstellt. Es gibt zwar viele Möglichkeiten etwas kostenlos anzubieten oder den Preis zu drücken, dies ist jedoch noch schwieriger und hängt natürlich auch vom Angebot ab. Vielmehr ist die Größe heutiger Events eine derartige Belastung für das Orgateam, dass es meiner Meinung nach schon sehr professionell ablaufen muss um überhaupt gelingen zu können. Mit Spaß und dem Motto, von Cachern für Cacher, hat das dann häufig nichts mehr zu tun, wenn nicht ein gewerblicher Partner gefunden wird, wie in Idar-Oberstein z. B. die Messe. Kleinste Fehler rächen sich sofort und die billig, billig Mentalität oder das "grundsätzlich an allem herummeckern" mancher Leute, trägt dann nicht zu einem einfacheren Ablauf bei. Auch steigen die Ansprüche der Leute an solch ein Event, wenn erst mal Geld fließt. Man hat ja schließlich bezahlt... Der Druck und das Risiko, welches die Orga in vielen Fällen trägt, ist schon gewaltig. Bei kleineren Events wäre das deutlich entspannter und vom Risiko auch überschaubarer. Ich glaube, dass viele Orgamitglieder von Großevents sich das Anfangs nicht so schwer vorgestellt haben.

  • #6

    Hugo (Montag, 23 Juli 2018 11:14)

    @Sandra:
    "die Bändchen könnte man auch einstecken und auf Verlangen vorzeigen."
    Kann man nicht. Ausnahmen? Mag es vllt. geben. Kenne selber keine. Man brauchte sie nicht wenn man die einstecken und auf verlangen zeigen könnte. Ticket´s aus Papier täten`s dann auch. Darum geht es aber nicht. Es geht um nicht weitergeben können. Einer Zahlt, geh´t raus nach 5 Stunden und der nächste geht rein mit dem Ticket. Darum die Verblobung am Arm.

    Gruss
    Hugo

  • #7

    baer (Montag, 23 Juli 2018 13:55)

    Ich persönlich sehe Bezahl-Events generell kritisch. Von dem Programm haben dann oft nur wenige Punkte mit Geocaching zu tun, vielleicht mal von den Händlern abgesehen, aber soo viel will ich mir eigentlich gar nicht kaufen zu einem bestimmten Termin.

    Das ist einfach nur (hoffentlich) hochprofessionelle Bespaßung, für Kinder wie für Erwachsene, gegen Geld (die genau so gut auch für ein anderes Publikum stattfinden könnte), am Rande derer man vielleicht auch ein paar Caches suchen kann oder auch nicht.

    Für mich ist das nichts. Diese Meinung ist meine persönliche und sie soll niemanden unter Druck setzen oder betroffen machen. :-)

  • #8

    hmichel777 (Montag, 23 Juli 2018 14:57)

    Über Eintrittspreise diskutieren und gleichzeitig hunderte von Euro in Equipment, Fahrtkosten, Hotelkosten und whatever raushauen...

    Wenn ich ein Event besuche (Größe mal außen vor gelassen) und erwarte eine gewisse Kurzweil und Spaß, dann ist es doch nur richtig, dass der, der mir das verschafft, auch was davon hat.

    @alle, die Events ohne "reingehen" besuchen, nur damit sie loggen dürfen:
    steht Ihr beim Phantasialand auch nur draußen am Zaun und guckt zu, wie die Karussells drehen?

  • #9

    Die Blümchen (Montag, 23 Juli 2018 16:29)

    Grundsätzlich sehen wir die Eintrittsgeldthematik so:

    Wenn eine Veranstaltung Geld kostet und die Organisatoren dies von den Besuchern wieder zurück erwirtschaften ist das völlig OK.

    Ich als Besucher dieser Veranstaltung kann mir schließlich ein Bild davon machen, ob der Eintritt für das gebotene auch gerechtfertigt ist und mich dem entsprechend verhalten.

    Beispiel 1: Ich besuche ein Konzert meines Lieblingskünstlers und bezahle 150 € Eintritt.
    Das Konzert ist super und war jeden Cent wert, ich bin zufrieden und hatte einen tollen Abend. Alles gut!

    Beispiel 2: Ich kaufe Karten für eine Strandparty, Kosten 10 € und es läuft den ganzen Abend schlechte Musik vom Band. Die Toiletten sind zwei völlig verdreckte Dixis und die Getränke sind total überteuert und warm. Ich hatte einen beschissenen Abend und mir tut jeder bezahlte Cent leid.

    Ergo: Wenn ich ganz subjektiv empfinde, dass eine Veranstaltung ihr Geld wert war und ich die Kosten, warum auch immer, nachvollziehen kann, ist für mich auch bei teurem Eintritt alles gut. Habe ich das Gefühl, dass man mit mir nur Geld verdienen wollte und die Gegenleistung war lausig, dann ärgere ich mich auch über kleine Beträge.

    Was jeder für toll oder lausig hält, ist genauso unterschiedlich wie die Menschen selbst und muss individuell betrachtet werden.

  • #10

    Geocacher (Mittwoch, 25 Juli 2018 05:37)

    @hmichel777, der Vergleich mit dem Freizeitpark hinkt.

    Bei einem Freizeitpark kann ich dutzende Sachen AKTIV konsumieren, mit den Attraktionen fahren usw... bei 99% der Megas sehe ich aber nur die immer gleichen Verkaufsstände auf dem Gelände plus einige extra Programmpunkte, die man aber oftmals auch noch mal extra zahlen muss. Dazu kommt so ein Schmarrn wie die OCB, deren Kosten sicherlich auch auf den Ticketpreis aufgeschlagen wird.

    Klingenthal und die Megas in Terezin sind/waren aber kostenlos vom Eintritt her, meine Frage ganz klar: wie machen die das?

    In Essen und Xanten war schon allein das Gelände den Eintritt wert (wobei man in Essen wohl auch ohne Eintritt draufkam?). Dieser Mehrwert fehlt bei mir Messehallen irgendwie.

    Das man hier indirekt als Schmarotzer dargestellt wird, wenn man nur loggt, ohne Eintritt zu zahlen, finde ich nicht in Ordnung.

  • #11

    Die Blümchen (Mittwoch, 25 Juli 2018 07:00)

    Das "Hauptproblem" ist wahrscheinlich nicht mal das Loggen und der Besuch vor dem Gelände eines Event, sondern das es Cacher gibt, die die Vergünstigungen in Anspruch nehmen, die erst durch Eintrittsgelder solcher Events möglich geworden sind ohne den "dazugehörigen" Eintritt zahlen zu wollen. Das sind wahrscheinlich wirklich die Wenigsten. Jedoch muss man sich schon fragen, was passiert mit solchen Events, wenn das immer mehr Cacher so machen? Ehrlich gesagt finde ich das dann auch nicht fair, denjenigen gegenüber, die ihren Eintritt zahlen und zur Finanzierung der Veranstaltung beitragen. Auch für die Orga macht solch ein Verhalten "Probleme". Ob eine Location den Eintritt wert ist oder nicht und ob es sich "Lohnt", muss jeder selbst für sich entscheiden. Fest steht, dass eine Orga solcher Großevents in den aller meisten Fällen den Eintritt nicht nutzt, um sich die Taschen zu füllen, sondern um viele Dinge zu finanzieren, die solch ein großes Event mit tausenden Cachern erst ermöglicht. Wer das nicht gut findet und eher kostenlose Events bevorzugt, muss doch auch nicht! Konsequenterweise würde ich dann aber auch auf den Besuch solcher Veranstaltungen verzichten oder zumindest keinen WA Loggen, dann kann die Orga besser planen.
    Aber ich weiß, der Punktedruck...

  • #12

    hmichel777 (Samstag, 28 Juli 2018 11:52)

    ...zumindest für das Vogtlandevent weiß Ich, wie das ging: man hat es an eine kommerzielle Veranstaltung drangehängt (irgendein Sparkassen-Wettrennen) und damit musste man sich um Versicherungen, Rotes Kreuz und Brandsicherhitsdienst keine Gedanken (Kosten) mehr machen (ist das überhaupt guidelinekonform? ;).
    In Deutschland gibt es bei der Organisation großer Veranstaltungen immer Auflagen seitens der Ordnungsbehörden. Seit der Loveparade in Duisburg lässt kein Ordnungsamtsleiter mehr was durchgehen und das ist ja auch gut so. Wir deutschen Geocacher können uns das finanziell auch leisten. Der Vergleich mit dem Phantasialand ist mit Absicht provokativ und hinkt, um klar zu machen, dass hingehen ohne sich an den Kosten zu beteiligen nichts anderes als Schnorren ist. Klar, die Guidelines erzwingen sogar, dass man das loggen darf, ohne reinzugehen. Dieses Verhalten ist aber eben ein Problem für die Orgas und wenn der Trend zum Cachen weiter nach unten zeigt, könnte dieses Problem der Sargnagel für manch gute Eventidee werden.